Aufbau des Artikels:
- Begriffserklärung
- Warum ist der Geschäftsbrief wichtig
- Aufbau und Inhalt des Geschäftsbriefes
Begriffserklärung Geschäftsbrief
Der Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmens. Hiebei handelt es sich um den ersten Eindruck des Unternehmens bei den Empfängern von Geschäftsbriefen. Der Geschäftsbrief unterscheidet
sich von den privaten Briefen. Im Vordergrund stehen das Unternehmen und das Anliegen dessen, was mitgeteilt werden soll.
Warum ist der Geschäftsbrief wichtig
Viele glauben, dass in der heutigen Zeit von E-Mail, Twitter oder sozialen Netzwerke der Geschäftsbrief ausgedient hat. Dem ist mitnichten so, der Geschäftsbrief hat seine Bedeutung behalten. Die
anderen Mitteilungskanäle ergänzen den Geschäftsbrief, wenn es um kurze persönliche Nachrichten geht. Diese haben den Vorteil, dass die Nachricht viel schneller ankommt und kostengünstiger als
der Geschäftsbrief ist.
Viel Geschäftspartner und vor allem Neukunden eines Unternehmens beurteilen das Unternehmen durch den ersten Eindruck des Geschäftsbriefes. Der Aufbau und das Design verraten viel über das
Unternehmen und dessen Seriosität. Der traditionelle Geschäftsbrief hat bei vielen Adressaten, insbesondere bei älteren Menschen, noch immer ein hohes Ansehen. Diese Erwartung zeigt, wie wichtig
der Geschäftsbrief noch immer ist. Daher ist es wichtig, ihn richtig zu gestalten. Die bestehende Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren zeigt ebenfalls, dass er noch immer
wichtig ist. Er dokumentiert noch immer viele geschäftliche Handlungen, Angebote und wichtige Mitteilungen.
Aufbau und Inhalt des Geschäftsbriefes
Damit er voll zur Geltung kommt und das Gewünschte erreicht wird, sind der Inhalt und die Gestaltung sehr wichtig. Sehr wichtig ist die Rechtschreibung, er sollte fehlerfrei und grammatikalisch
korrekt sein.
Rechtlich gibt es keine Vorschriften, was der Geschäftsbrief enthalten muss, dennoch sollte er gewisse Elemente aufweisen.
Hier ein Beispiel für den Aufbau des Geschäftsbriefes
Die Aufteilung des Geschäftsbriefes ist in der DIN 5008 geregelt. Hier sind die Randabstände sowie die Feldgrößen geregelt.
Welche Inhalte sollte er haben:
- Kopfzeile Name des Unternehmen und dessen Logo
- Adressfeld
- Angaben über wichtige Unternehmensdaten
- Betreff
- Anrede
- Inhalt und Anliegen
- Grußformel und Unterschrift
- PS-Vermerk
- Fußzeile
Kopfzeile: Name des Unternehmens
In der Kopfzeile sollte der "Geschäftsname und falls vorhanden das Firmenlogo" enthalten sein. Dieser Bereich sollte ebenfalls vom Design auffallen. Er wird von den Empfängern als Erstes
wahrgenommen. Daher gilt hier die Grundregel: "Knapp und markant".
Adressfeld
Passen zu der DIN-Norm von Kuverts mit Fenster sollte im linken Bereich das Adressfeld sein. Damit man gleich den Absender erkennt, erscheint dieser im oberen Bereich des Adressfeldes. Die
Absenderangaben sind zu unterstreichen
Angaben zum Unternehmen
Rechts neben dem Adressfeld ist der "Bereich für wichtige Unternehmensdaten". Hierzu gehören der vollständige Unternehmensname sowie die Adressdaten des Unternehmens.
Hier wird auch die Person angegeben, die für den Brief verantwortlich ist, dies können die Geschäftsführer oder auch andere Mitarbeiter sein.
Ebenfalls sollte die "Telefonnummer, die E-Mail-Adresse sowie die Angabe der Internetseite" hier angegeben sein. Besonders die Angabe der Internetseite ist wichtig, viele Empfänger informieren
sich mittels dieser Seite über das Unternehmen.
Das "Datum" kann hier angegeben werden, es kann aber auch unterhalb in einem separaten Feld rechts erscheinen. Angaben zu "Kunden-Nr. oder Rechnungs-Nr." können hier ebenfalls angegeben werden.
Betreff
Das Wort "Betreff" darf nicht angegeben sein, sondern hier sollte in ganz komprimierter Form der Inhalt des Schreibens zusammengefasst werden, beispielsweise "Angebot über ...." Der Betreff
vermittelt dem Leser sofort den Inhalt des Briefes. Damit das Interesse zum Weiterlesen geweckt wird, sollte er markant beschreiben, um was es geht. Vielfach scheitert das Weiterlesen an einem
schlechten Betreff.
Anrede
Dies ist sehr wichtig, da der Leser sich persönlich angesprochen fühlt. Eine neutrale Anrede ist die meistens angewandte Form "Sehr geehrte Damen und Herren". Diese Formulierung wird dann
angewendet, wenn der Empfänger unbekannt ist.
Ist der Empfänger persönlich bekannt, schreibt man "Sehr geehrte Frau..." oder "Sehr geehrter Herr..." Wichtig hierbei ist es akademische Titel, wie Dr., Prof. oder sonstige Titel oder
Anredeformen, wie "Herr Bürgermeister" etc., zu verwenden. Es ist eine Ehrerbietung an den Empfänger.
Ist man mit dem Empfänger sehr gut bekannt und besteht eine persönliche Bindung, kann die Anrede auch "Liebe ..." oder "Lieber ..." verwendet werden. Dann können auch je nach Bekanntheitsgrad die
"Vornamen" verwendet werden.
Inhalt und Anliegen
Hier erfolgt die eigentliche Mitteilung. Wichtig ist, dass der Text klar strukturiert ist und in Abschnitte unterteilt ist. Wenn möglich, sollte der Inhalt auf einer Seite dargestellt werden. Nur
wenn es unvermeidbar ist, kann der Brief mehrere Seiten umfassen. Die Aufmerksamkeit lässt jedoch mit jeder zusätzlichen Seite nach.
Besonders Werbebriefe sollten nur eine Seite beinhalten. Hier muss der Text so verfasst sein, dass die Botschaft das Interesse des Lesers weckt.
Die Formulierungen sollten positiv sein, dabei sollte der Leser immer im Mittelpunkt des Textes stehen. Das ist so wie in einem Gespräch, hier steht der Gesprächspartner ebenfalls im Mittelpunkt.
Der Text sollte das Gespräch in komprimierter Form wiedergeben.
Grußformel und Unterschrift
Hier wird üblicherweise die neutrale Form "Mit freundlichen Grüßen" verwendet. Abhängig von dem Bekanntheitsgrad oder der Beziehung können auch die Formulierungen "Viele Grüße" oder "Beste Grüße"
erfolgen.
Wichtig ist immer, dass der Geschäftsbrief unterschrieben wird. Ohne Unterschrift ist er nicht rechtskräftig. Im Zeitalter der elektronischen Medien nehmen zunehmend elektronisch eingefügte
Unterschriften Einzug. Eine persönliche Unterschrift ist jedoch ansprechender.
PS-Vermerk
Hier kann nochmals eine wichtige Information oder Hinweis angebracht werden. Das Zeichen "PS:" muss immer vor der Botschaft geschrieben werden.
Fußzeile
Die Fußzeile enthält nochmals wichtige Unternehmensdaten. Links stehen üblicherweise nochmals die Unternehmensdaten. In der Mitte die Kontaktdaten und rechts Steuernummer. Ebenfalls muss die
IBAN-Nr. angegeben sein. Eine individuelle Anordnung ist in der Fußzeile möglich, sie sollte jedoch klar und übersichtlich strukturiert sein.
Pflichtangaben
Im Geschäftsbrief müssen einige Angaben zwingend erscheinen. Hier ist zu unterscheiden zwischen Unternehmen mit Handelsregistereintrag und solche ohne Eintrag. Hierzu gehören
Unternehmen ohne Handelsregistereintrag
Hier ist nur der Vor- und Nachname des Gesellschafters, die Geschäftsbezeichnung und die Gesellschaftsform (meist GbR) verpflichtend.
Unternehmen mit Handelsregistereintrag
Ist ein Eintrag im Handelsregister vorhanden, gilt es gemäß §37a HGB, §35a GmbHG und §80 AktG folgende Angaben zu machen:
- Den vollständigen Firmennamen und die Rechtsform des Unternehmens (GmbH, AG, OHG,..)
- Das zuständige Registergericht sowie die Nummer des Handelsregistereintrags
- Den vollständigen Namen des Geschäftsführers des Unternehmens und den vollständigen Namen des Aufsichtsratsvorsitzenden des
Unternehmens.
- Besitzt das Unternehmen die Gesellschaftsform der AG, sind diese Angaben um die vollständigen Namen aller Vorstandsmitglieder inkl.
Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden und des Aufsichtsratsvorsitzenden zu ersetzen bzw. ergänzen.
- Als gesellschaftlich mittlerweile angesehen und etabliert sind zudem die Firmenanschrift, Telefon- und Faxnummern, die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners,
die Website, die Bankverbindung oder sogar die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.