Immer wenn es um die Entsorgung von Geschäftsunterlagen geht, stellt sich die Frage bezüglich der Aufbewahrungspflicht. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen liefern die Antwort darauf, was vernichtet werden kann und was nicht.
Erfahren Sie mehr über die Aufbewahrungspflichten und deren Beginn.
Gliederung des Artikels
- Rechtsgrundlagen
- Wer muss Geschäftsunterlagen aufbewahren
- Aufbewahrungsfristen und Beginn der Fristen
- Besonderheiten bei Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
1. Rechtsgrundlagen zur Aufbewahrungspflicht
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet die Geschäftsunterlagen aufzubewahren.
Die beiden Rechtsgrundlagen für die Aufbewahrungspflichten sind im Steuerrecht (hier in der Abgabenordnung (AO) sowie im Handelsrecht (HGB) begründet. Die Regelungen im Steuerrecht ist in der Praxis bedeutender als die im Handelsrecht.
2. Wer ist zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet
Wer nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, ist auch verpflichtet, die Geschäftsunterlagen aufzubewahren.
Alle Gewerbetreibende sind ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig. Die Umsatzgrenze liegt nach $ 141 Abs. 1 Nr. 1 AO bei 600.000 Euro, die Gewinngrenze nach § 141 Abs. 1 Nr. 4 u. 5 AO bei 60.000 Euro.
Tipp:
Auch Gewerbetreibende, die diese Untergrenzen nicht erreichen, sollten aus eigenem Interesse so verfahren, als würden sie diese Grenzen überschreiten. Nur durch eine entsprechende Aufbewahrung der Unterlagen kann bei einer Steuerprüfung die Belegung erfolgen.
Auch Privatunterlagen, die einen Bezug zum Unternehmen haben, sollten aufbewahrt werden wie Geschäftsunterlagen. Generell gilt für private Kontoauszüge und deren Belege nur eine zweijährige Aufbewahrungsfrist.
3. Aufbewahrungsfristen und Beginn der Frist
Es gibt zwei Aufbewahrungsfristen. Einerseits gibt es die Frist von 10 Jahren und zum anderen die Frist von 6 Jahren.
10-jährige Aufbewahrungsfrist
Alle Belege und Geschäftsunterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen, unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Hierzu zählen alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, alle Kassenbelege sowie alle buchungsrelevanten Geschäftsunterlagen.
Auch Geschäftsberichte, Inventurlisten und Steuerbescheide zählen dazu.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt, sobald ein endgültiger Steuerbescheid für das Geschäftsjahr seitens des Finanzamtes ausgestellt wurde.
Beispiel:
Der Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2010 wurd im Juni 2011 erstellt. In 2011 wurde auch ein endgültiger Steuerbescheid ausgestellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt hier am 01.01.2012 und endet am 01.01.2022. In 2022 können die Unterlagen vernichtet werden.
Wird der endgültige Steuerbescheid allerdings erst 2013 ausgestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 01.01.2014 und endet am 01.01.2024.
6-jährige Aufbewahrungsfrist
Alle anderen Geschäftsunterlagen unterliegen der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Für den Beginn der Aufbewahrungsfrist ist das Geschäftsjahr maßgebend, in dem sie empfangen oder versendet wurden.
Beispiel.
Für Geschäftsunterlagen des Geschäftsjahres 2010 beginnt die Aufbewahrungsfrist am 01.01.2011 und endet am 01.01.2017.
Tipp:
Kündigt sich kurz vor Ablauf das Finanzamt zu einer Steuerprüfung an, sollten die Geschäftsunterlagen über die beiden Fristen hinaus aufbewahrt bleiben, zumindest bis zur Beendigung der Steuerprüfung.
4. Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Bei einigen Belegen oder Geschäftsunterlagen empfiehlt es sich diese länger oder sogar lebenslang aufzubewahren.
Hier steht die Beweispflicht im Vordergrund.
Solche Dokumente sind beispielsweise:
- Unterlagen zu einem Rechtsstreit
- Unterlagen zu einem Gerichtsurteil
- Unterlagen zu einem Mahnbescheid
- Unterlagen zu Prozessakten
- Einzahlungsbelege zum Gründungskapital einer GmbH
5. Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsart
Die Aufbewahrung muss in Deutschland erfolgen.
Die Aufbewahrungsart sollte so gewählt werden, dass die Wahrscheinlichkeit des Verlustet oder der Vernichtung möglichst gering ist.
Es sollte möglichst immer die Originalbelege aufbewahrt werden.
In der heutigen Zeit werden viele Dokumente digital ausgefertigt und versandt. Hier muss gewährleistet sein, dass jederzeit ein Ausdruck möglich ist. Es empfiehlt sich daher, die Dateien in einer Cloud zu verwalten. Somit ist auch ein Verlust unmöglich.
Bei Unklarheiten sollte immer der Steuerberater eingeschaltet werden.
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